Flowchart คืออะไร

Flowchart คืออะไร
flowchart เป็นแผนผังประเภทหนึ่งที่แสดงกระบวนการหรือ algorithm ที่จะแสดงเป็นขั้นเป็นตอน โดยเชื่อมต่อระหว่างกระบวนการหรือแสดงเส้นทางการไหลโดยเส้นและลูกศร นิยมใช้กันตั้งแต่ปี 1960 โดยใช้เป็นแผนที่ logic ของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ใช้ในการพัฒนางาน ใช้แสดงกระบวนการทำงานในปัจจุบันเพื่อหาจุดบกพร่องของงาน

เมื่อไหร่จึงจะใช้ Flowchart
ควรใช้เมื่อมีความต้องการในการพัฒนากระบวนการใดๆ ในปัจจุบัน(as-is) ซึ่ง flowchart จะช่วยให้ทีมงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนากระบวนการเข้าใจถึงกระบวนการที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน และสามารถนำไปเปรียบเทียบกับกระบวนการในอนาคต(to be) เพื่อพัฒนากระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- ใช้เมื่อต้องการวิเคราะห์หรือกำหนดกระบวนการ ทั้งรายละเอียดของ action และการตัดสินใจ
- ใช้เมื่อต้องการหาปัญหาได้อย่างตรงจุดในกระบวนการ
- ใช้เมื่อประเมินศักยภาพหรือประสิทธิภาพของกระบวนการ เพื่อช่วยระบุว่าต้องทำอย่างไรจึงจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด
- ใช้เมื่อต้องการสื่อสารหรือฝึกอบรมเบื้องต้น เพื่อให้มีความเข้าใจที่ตรงกันในรายละเอียดของกระบวนการ

ประโยชน์ของการใช้ Flowchart
- ทำให้ทุกคนเข้าใจกระบวนการที่ถูกจัดทำเป็นลำดับภาพ(ให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกัน) : โดยทั่วไปแต่ละคนอาจมีแนวความคิดที่แตกต่างกันไปเกี่ยวการกระบวนการทำงาน flowchart จึงสามารถช่วยให้เข้าใจตรงกันในขั้นตอนหรือลำดับของกระบวนการ และยังแสดงให้เห็นถึงความเข้าใจของผู้เขียนกระบวนการที่เขียนขึ้นมาว่าถูกต้องกับสิ่งที่เป็นจริงหรือไม่
- เป็นเครื่องมือสำหรับฝึกอบรมพนักงาน : เป็นเครื่องมือช่วยในการฝึกอบรมพนักงานใหม่หรือเก่าในการทำงานให้ได้ตามมาตรฐานกระบวนการที่ได้มีการกำหนดไว้
- ทำให้ทราบปัญหาและโอกาสในการพัฒนากระบวนการ : ถ้ามองลึกลงไปในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการและภาพ diagram จะเห็นปัญหาได้อย่างชัดเจน ซึ่งเป็นโอกาสในวิเคราะห์ปัญหาในกระบวนการได้ตรงจุด ทราบถึงขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และงานที่วนไปวนมาไม่มีประสิทธิภาพ

สัญลักษณ์ที่ใช้ใน Flowchart
รูปไข่ (Oval) : ใช้แสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ
กล่อง (Box) : แสดงถึงขั้นตอนหรือกิจกรรมในแต่ละกระบวน
เพชร (Diamond) : แสดงจุดที่ต้องตัดสินใจ เช่น ใช่/ไม่ใช่ หรือ ไป/ไม่ไป โดยในแต่ละทางเลือกจะต้องมีทางใดทางหนึ่งที่เป็นคำตอบเสมอ
วงกลม (Circle) : แสดงการเชื่อมต่อภายในหน้าเดียวกัน โดยจะมีตัวเลขในวงกลมแสดงว่าจุดใดที่มีการเชื่อมต่อกัน
รูปห้าเหลี่ยม (Pentagon) : แสดงถึงจุดเชื่อมต่อไปยังหน้าอื่นๆ โดยจะมีตัวหนังสือเขียนกำกับว่าเชื่อมต่อกับหน้าใด
เส้นการไหล : แสดงทิศทางการไหลของกระบวนการ

ระดับในการเขียนรายละเอียดของ Flowchart
     เมื่อต้องการพัฒนาอะไรบางอย่างโดยใช้ flowchart สิ่งที่ควรพิจารณาคือใครจะเป็นผู้นำข้อมูลที่เราเขียนไปใช้งาน และต้องการใช้งานข้อมูลมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะช่วยให้เราทราบถึงระดับของรายละเอียดการเขียน flowchart ได้
Macro Level : ระดับนี้เป็นระดับที่ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดมากในระดับการทำงานของกระบวนการ แต่จะเขียนเป็นภาพกว้างๆ เพียงพอสำหรับจุดประสงค์การนำ flowchart ไปใช้งาน โดยทั่วไปแล้วระดับ macro level นี้จะเขียนไม่เกิน 6 ขั้นตอน ตัวอย่างเช่น เราอยู่บนเครื่องบินที่ระดับ 30,000 ฟุตเหนือระดับน้ำทะเล แล้วมองลงมาเห็นทะเล พื้นดิน ภูเขา
Mini Level : เป็นระดับที่อยู่กึ่งกลางระหว่างภาพกว้างๆ macro level กับ micro level ซึ่งโดยปกติแล้วจะเจาะลงไปในส่วนใดส่วนหนึ่งของ flowchart ระดับ macro level ตัวอย่างเช่น เราอยู่บนเครื่องบินที่ระดับ 10,000 ฟุต จากระดับน้ำทะเล แล้วมองเห็นบนพื้นดินมีเมืองหลายๆ เมือง หรือมีภูเขาหลายๆ ลูก ฯลฯ
Micro Level : เป็นมุมมองระดับพื้นดินที่เห็นรายละเอียดได้ครบทุกส่วน โดยจะบันทึกทุกข้อมูล ทุกกิจกรรมหรือทุกการกระทำ ทุกการตัดสินใจ ซึ่งรูปแบบนี้จะใช้เพื่อเป็นตัวบอกวิธีการทำงานอย่างละเอียด เช่น เราอยู่บนเครื่องบินระดับที่สามารถมองเห็นได้ทุกๆ รายละเอียดของเมือง เห็นทุกบ้าน และเห็นไปถึงภายในบ้าน

วิธีการเขียน Flowchart
- ระบุผู้ที่เป็นคนเขียน flowchart ให้ถูกต้อง
- พิจารณาว่าอะไรที่คาดหวังว่าจะได้จาก flowchart
- ระบุว่าใครที่จะใช้ flowchart
- กำหนดระดับในการเขียน flowchart ที่ต้องการ
- กำหนดขอบเขตของกระบวนการหรือการเขียน flowchart

สิ่งสำคัญที่จะทำให้การเขียน Flowchart ประสบความสำเร็จ
- เริ่มต้นด้วยภาพกว้างๆ ก่อน : เขียน flowchart ในระดับ macro level ก่อนเป็นอันดับแรก หลังจากนั้นจะสามารถเขียนในระดับที่ลึกลงไปในแต่ละส่วนได้
- เข้าไปสังเกตการณ์ในกระบวนการ : ทางที่จะทำให้การเขียน flowchart ประสบความสำเร็จได้ต้องเข้าไปเห็นกระบวนการทำงานจริง จึงจะเห็นภาพการทำงานที่เกิดขึ้นได้อย่างครบถ้วน
- บันทึกขั้นตอนของกระบวนการจากการเข้าไปสังเกตการณ์ : บันทึกขั้นตอนที่เกิดขึ้น เขียนขั้นตอนบนบัตรบันทึก(Post-it) จัดเรียงลำดับไว้ โดยใช้สีที่แตกต่างกันเพื่อแสดงกลุ่มการทำงาน ซึ่งจะทำให้เข้าใจกระบวนการทำงานได้มากขึ้น
- จัดเรียงลับดับเป็นขั้นเป็นตอน : จัดเรียงบัตรบันทึก(Post-it) ที่บันทึกไว้จากการเข้าไปสังเกตการณ์ วางให้ครบตามจริงที่บันทึกมา
- เขียน flowchart : เขียนจากข้อมูลต่างๆ ที่ได้ไปสังเกตการณ์ การบันทึก และจัดเรียงลับดับขั้นตอน

การเขียน flowchart เพิ่อปรับปรุงกระบวนการทำงานแนวใหม่
กระบวนการทำงานสมัยก่อนส่วนใหญ่แล้วจะถูกกำหนดโดยผู้ปฏิบัติงานหรือเจ้าของบริษัท แต่ในปัจจุบันความต้องการของผู้บริโภค ความหลากหลายของพฤติกรรม รวมถึงการแข่งขันมีมากขึ้น ทำให้กระบวนการทำงานขององค์กรต่างๆ ต้องมีการเปลี่ยนแปลงไปตามความต้องการของผู้บริโภคหรือลูกค้า เช่น สมัยก่อนลูกค้าไม่ได้ต้องการความรวดเร็วในการบริการมากนัก แต่ในปัจจุบันที่ยุคสมัยเปลี่ยนไปลูกค้ารุ่นใหม่เกิดมาพร้อมความรวดเร็วของเทคโนโลยี และหากองค์กรยังไม่มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบบริการให้รวดเร็วทันต่อความต้องการของลูกค้า จะทำให้ไม่สามารถแข่งขันในธุรกิจยุคใหม่ได้  เช่น ลูกค้าต้องการความรวดเร็ว องค์กรก็ต้อเปลี่ยนกระบวนการให้เร็วขึ้น หรือลดกระบวนการใดที่ไม่จำเป็นลง ดังนั้นการเขียน flowchart เพื่อปรับปรุงกระบวนการยุคใหม่นี้ จำเป็นจะต้องเขียน flowchart ในมุมของลูกค้าก่อนเป็นอันดับแรก จึงจะเขียน flowchart ขององค์กรให้ตรงตาม flowchart ที่ลูกค้าต้องการ


ref:http://www.edrawsoft.com
ref:wikipedia