วิธีสร้าง Sen Framework หรือกรอบการทำงาน

วิธีสร้าง Sen Framework หรือกรอบการทำงานที่ผมคิดขึ้นเอง โดยมีขั้นตอนการสร้าง Framework หรือกรอบการทำงาน ดังนี้
1. ความเป็นมา เขียนความเป็นมาของงานว่าถูกสร้างขึ้นเพื่อเหตุผลใด ทำไมจึงต้องมี มีแล้วจะได้ประโยชน์อะไร
2. กำหนดวัตถุประสงค์ของงาน กำหนดวัตถุประสงค์ของงานให้ชัดเจน สามารถวัดได้โดยอาจใช้เรื่อง SMART Objective ช่วย
3. กำหนดขอบเขตงาน กำหนดงานของเราว่าจะทำในขอบเขตมากน้อยเพียงใด รวมและไม่รวมในส่วนใดบ้าง
4. กำหนดหน้าที่ของงาน กำหนดหน้าที่ของงานว่าต้องรับผิดชอบในส่วนงานใดบ้าง
5. กำหนด Life Cycle หรือขั้นตอนการทำงาน ของการทำงานนั้นๆ ในภาพกว้างหรือ High Level พร้อมทั้งอธิบายลักษณะงานหลักของแต่ละขั้นตอน เช่น การทำใบขับขี่รถยนตร์ จะได้ขั้นตอนในภาพกว้างคือ ยื่นเรื่องทำใบขับขี่ > สอบใบขับขี่ > ชำระเงิน > ทำบัตร
6. กำหนดขั้นตอนย่อยในแต่ละขั้นตอนที่กำหนดมาจากข้อ 5. อาจเขียนเป็น Block Diagram ธรรมดาก็ได้
7. สร้างระเบียบวิธีการทำงานในแต่ละขั้นตอนย่อย เช่น อธิบายขั้นตอน มีกฏเกณฑ์หรือระเบียบอย่างไร ต้องใช้เอกสารอะไรที่เกี่ยวข้อง
8. สร้างเอกสารที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนย่อยเป็น Template ไว้ โดยแบ่งหมวดหมู่ตาม Life Cycle หรือขั้นตอนที่กำหนด

Flowchart คืออะไร

Flowchart คืออะไร
flowchart เป็นแผนผังประเภทหนึ่งที่แสดงกระบวนการหรือ algorithm ที่จะแสดงเป็นขั้นเป็นตอน โดยเชื่อมต่อระหว่างกระบวนการหรือแสดงเส้นทางการไหลโดยเส้นและลูกศร นิยมใช้กันตั้งแต่ปี 1960 โดยใช้เป็นแผนที่ logic ของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ใช้ในการพัฒนางาน ใช้แสดงกระบวนการทำงานในปัจจุบันเพื่อหาจุดบกพร่องของงาน

เมื่อไหร่จึงจะใช้ Flowchart
ควรใช้เมื่อมีความต้องการในการพัฒนากระบวนการใดๆ ในปัจจุบัน(as-is) ซึ่ง flowchart จะช่วยให้ทีมงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนากระบวนการเข้าใจถึงกระบวนการที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน และสามารถนำไปเปรียบเทียบกับกระบวนการในอนาคต(to be) เพื่อพัฒนากระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- ใช้เมื่อต้องการวิเคราะห์หรือกำหนดกระบวนการ ทั้งรายละเอียดของ action และการตัดสินใจ
- ใช้เมื่อต้องการหาปัญหาได้อย่างตรงจุดในกระบวนการ
- ใช้เมื่อประเมินศักยภาพหรือประสิทธิภาพของกระบวนการ เพื่อช่วยระบุว่าต้องทำอย่างไรจึงจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด
- ใช้เมื่อต้องการสื่อสารหรือฝึกอบรมเบื้องต้น เพื่อให้มีความเข้าใจที่ตรงกันในรายละเอียดของกระบวนการ

ประโยชน์ของการใช้ Flowchart
- ทำให้ทุกคนเข้าใจกระบวนการที่ถูกจัดทำเป็นลำดับภาพ(ให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกัน) : โดยทั่วไปแต่ละคนอาจมีแนวความคิดที่แตกต่างกันไปเกี่ยวการกระบวนการทำงาน flowchart จึงสามารถช่วยให้เข้าใจตรงกันในขั้นตอนหรือลำดับของกระบวนการ และยังแสดงให้เห็นถึงความเข้าใจของผู้เขียนกระบวนการที่เขียนขึ้นมาว่าถูกต้องกับสิ่งที่เป็นจริงหรือไม่
- เป็นเครื่องมือสำหรับฝึกอบรมพนักงาน : เป็นเครื่องมือช่วยในการฝึกอบรมพนักงานใหม่หรือเก่าในการทำงานให้ได้ตามมาตรฐานกระบวนการที่ได้มีการกำหนดไว้
- ทำให้ทราบปัญหาและโอกาสในการพัฒนากระบวนการ : ถ้ามองลึกลงไปในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการและภาพ diagram จะเห็นปัญหาได้อย่างชัดเจน ซึ่งเป็นโอกาสในวิเคราะห์ปัญหาในกระบวนการได้ตรงจุด ทราบถึงขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และงานที่วนไปวนมาไม่มีประสิทธิภาพ

สัญลักษณ์ที่ใช้ใน Flowchart
รูปไข่ (Oval) : ใช้แสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ
กล่อง (Box) : แสดงถึงขั้นตอนหรือกิจกรรมในแต่ละกระบวน
เพชร (Diamond) : แสดงจุดที่ต้องตัดสินใจ เช่น ใช่/ไม่ใช่ หรือ ไป/ไม่ไป โดยในแต่ละทางเลือกจะต้องมีทางใดทางหนึ่งที่เป็นคำตอบเสมอ
วงกลม (Circle) : แสดงการเชื่อมต่อภายในหน้าเดียวกัน โดยจะมีตัวเลขในวงกลมแสดงว่าจุดใดที่มีการเชื่อมต่อกัน
รูปห้าเหลี่ยม (Pentagon) : แสดงถึงจุดเชื่อมต่อไปยังหน้าอื่นๆ โดยจะมีตัวหนังสือเขียนกำกับว่าเชื่อมต่อกับหน้าใด
เส้นการไหล : แสดงทิศทางการไหลของกระบวนการ

ระดับในการเขียนรายละเอียดของ Flowchart
     เมื่อต้องการพัฒนาอะไรบางอย่างโดยใช้ flowchart สิ่งที่ควรพิจารณาคือใครจะเป็นผู้นำข้อมูลที่เราเขียนไปใช้งาน และต้องการใช้งานข้อมูลมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะช่วยให้เราทราบถึงระดับของรายละเอียดการเขียน flowchart ได้
Macro Level : ระดับนี้เป็นระดับที่ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดมากในระดับการทำงานของกระบวนการ แต่จะเขียนเป็นภาพกว้างๆ เพียงพอสำหรับจุดประสงค์การนำ flowchart ไปใช้งาน โดยทั่วไปแล้วระดับ macro level นี้จะเขียนไม่เกิน 6 ขั้นตอน ตัวอย่างเช่น เราอยู่บนเครื่องบินที่ระดับ 30,000 ฟุตเหนือระดับน้ำทะเล แล้วมองลงมาเห็นทะเล พื้นดิน ภูเขา
Mini Level : เป็นระดับที่อยู่กึ่งกลางระหว่างภาพกว้างๆ macro level กับ micro level ซึ่งโดยปกติแล้วจะเจาะลงไปในส่วนใดส่วนหนึ่งของ flowchart ระดับ macro level ตัวอย่างเช่น เราอยู่บนเครื่องบินที่ระดับ 10,000 ฟุต จากระดับน้ำทะเล แล้วมองเห็นบนพื้นดินมีเมืองหลายๆ เมือง หรือมีภูเขาหลายๆ ลูก ฯลฯ
Micro Level : เป็นมุมมองระดับพื้นดินที่เห็นรายละเอียดได้ครบทุกส่วน โดยจะบันทึกทุกข้อมูล ทุกกิจกรรมหรือทุกการกระทำ ทุกการตัดสินใจ ซึ่งรูปแบบนี้จะใช้เพื่อเป็นตัวบอกวิธีการทำงานอย่างละเอียด เช่น เราอยู่บนเครื่องบินระดับที่สามารถมองเห็นได้ทุกๆ รายละเอียดของเมือง เห็นทุกบ้าน และเห็นไปถึงภายในบ้าน

วิธีการเขียน Flowchart
- ระบุผู้ที่เป็นคนเขียน flowchart ให้ถูกต้อง
- พิจารณาว่าอะไรที่คาดหวังว่าจะได้จาก flowchart
- ระบุว่าใครที่จะใช้ flowchart
- กำหนดระดับในการเขียน flowchart ที่ต้องการ
- กำหนดขอบเขตของกระบวนการหรือการเขียน flowchart

สิ่งสำคัญที่จะทำให้การเขียน Flowchart ประสบความสำเร็จ
- เริ่มต้นด้วยภาพกว้างๆ ก่อน : เขียน flowchart ในระดับ macro level ก่อนเป็นอันดับแรก หลังจากนั้นจะสามารถเขียนในระดับที่ลึกลงไปในแต่ละส่วนได้
- เข้าไปสังเกตการณ์ในกระบวนการ : ทางที่จะทำให้การเขียน flowchart ประสบความสำเร็จได้ต้องเข้าไปเห็นกระบวนการทำงานจริง จึงจะเห็นภาพการทำงานที่เกิดขึ้นได้อย่างครบถ้วน
- บันทึกขั้นตอนของกระบวนการจากการเข้าไปสังเกตการณ์ : บันทึกขั้นตอนที่เกิดขึ้น เขียนขั้นตอนบนบัตรบันทึก(Post-it) จัดเรียงลำดับไว้ โดยใช้สีที่แตกต่างกันเพื่อแสดงกลุ่มการทำงาน ซึ่งจะทำให้เข้าใจกระบวนการทำงานได้มากขึ้น
- จัดเรียงลับดับเป็นขั้นเป็นตอน : จัดเรียงบัตรบันทึก(Post-it) ที่บันทึกไว้จากการเข้าไปสังเกตการณ์ วางให้ครบตามจริงที่บันทึกมา
- เขียน flowchart : เขียนจากข้อมูลต่างๆ ที่ได้ไปสังเกตการณ์ การบันทึก และจัดเรียงลับดับขั้นตอน

การเขียน flowchart เพิ่อปรับปรุงกระบวนการทำงานแนวใหม่
กระบวนการทำงานสมัยก่อนส่วนใหญ่แล้วจะถูกกำหนดโดยผู้ปฏิบัติงานหรือเจ้าของบริษัท แต่ในปัจจุบันความต้องการของผู้บริโภค ความหลากหลายของพฤติกรรม รวมถึงการแข่งขันมีมากขึ้น ทำให้กระบวนการทำงานขององค์กรต่างๆ ต้องมีการเปลี่ยนแปลงไปตามความต้องการของผู้บริโภคหรือลูกค้า เช่น สมัยก่อนลูกค้าไม่ได้ต้องการความรวดเร็วในการบริการมากนัก แต่ในปัจจุบันที่ยุคสมัยเปลี่ยนไปลูกค้ารุ่นใหม่เกิดมาพร้อมความรวดเร็วของเทคโนโลยี และหากองค์กรยังไม่มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบบริการให้รวดเร็วทันต่อความต้องการของลูกค้า จะทำให้ไม่สามารถแข่งขันในธุรกิจยุคใหม่ได้  เช่น ลูกค้าต้องการความรวดเร็ว องค์กรก็ต้อเปลี่ยนกระบวนการให้เร็วขึ้น หรือลดกระบวนการใดที่ไม่จำเป็นลง ดังนั้นการเขียน flowchart เพื่อปรับปรุงกระบวนการยุคใหม่นี้ จำเป็นจะต้องเขียน flowchart ในมุมของลูกค้าก่อนเป็นอันดับแรก จึงจะเขียน flowchart ขององค์กรให้ตรงตาม flowchart ที่ลูกค้าต้องการ


ref:http://www.edrawsoft.com
ref:wikipedia

BPM : Business Process Management คืออะไร

Business Process คือ
     เป็นกิจกรรมหรืองานที่ต้องทำตามขั้นตอน โดยเป็นชุดของขั้นตอนหรือกิจกรรมที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ของธุรกิจหรือนโยบาย ซึ่งโดยปกติแล้วการจัดโครงสร้างองค์กรจะกำหนดบทบาทหน้าที่และความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนหรือกิจกรรมไว้อยู่แล้ว
     Business Process สามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ
     1. Management processes เป็นกระบวนการในการกำกับดูแลการทำงานของระบบ โดยจะรวม Corporate Governance และ Strategic Management เอาไว้
     2. Operational processes เป็นกระบวนการที่ประกอบขึ้นเป็นธุรกิจหลัก เช่น การจัดซื้อ การผลิต การโฆษณา การตลาดและงานขาย
     3. Supporting processes เป็นการบวนการที่สนับสนุนกระบวนการหลักของธุรกิจ เช่น Accounting,  Recruitment, Call center, Technical support


Workflow คือ
     พื้นฐานเกี่ยวกับการจัดระเบียบของงาน และเป็นชุดของกิจกรรมที่ประสานงานระหว่างบุคคลหรือซอร์ฟแวร์ กระบวนการทำงานที่ดำเนินงานโดยอัตโนมัติ อาจจะเป็นบางส่วนหรือทั้งหมด ซึ่งอาจจะใช้เป็นเอกสาร ข้อมูล หรืองานที่ทำโดยผู้ใดผู้หนึ่งไปยังอีกผู้หนึ่งตามกฏระเบียบของขั้นตอนที่กำหนดไว้

Process Definition คือ
     เป็นการแสดงกระบวนการของธุรกิจ ในรูปแบบที่สนับสนุนการจัดการแบบอัตโนมัติ อย่างเช่นการสร้างแบบจำลองหรือกำหนดกฏเกณฑ์โดยระบบบริหารจัดการ workflow โดย process definition จะประกอบไปด้วยเครือข่ายของกิจกรรมและความสัมพันธ์ของกิจกรรม

BPM คือ
     BPM หรือ Business Process Management คือ หลักการของการพัฒนา การดำเนินงาน การวัดประสิทธิภาพ และจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (Business Processes) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจเหล่านั้นอย่างต่อเนื่อง end-to-end ตั้งแต่ต้นกระบวนการถึงสิ้นสุดกระบวนการ รวมถึงวิธีการของการพัฒนากระบวนการ และเครื่องมือที่ใช้สำหรับพัฒนากระบวนการ เช่น การเก็บข้อมูลของกระบวนการทำงาน รวมทั้งการการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ และเครื่องมีอในการวิเคราะห์กระบวนการ(BPA-business process analysis) การสร้างแบบจำลอง และการวิเคราะห์ BPM suites(BPMS) สำหรับกระบวนการแบบอัตโนมัติ ฯลฯ

ผลประโยชน์ของการทำ Business Process Mananagement

• มีมาตรฐานของกระบวนการ/วิธีการ บอกว่ามีความต้องการทางธุรกิจอย่างไร (Business Requirement) และเมื่อต้องการพัฒนากระบวนการทำงานทางธุรกิจ จะสามารถนำระบบ IT พัฒนาซอฟต์แวร์หรือระบบให้สอดคล้องกับ Business Process นั้น
• ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (10-15%)
• เพิ่มคุณภาพ และลดการผิดพลาดของกระบวนการ (20-30%)
• ลดเวลาในการฝึกอบรม(ค่าใช้จ่าย) (10-30%)
• ลดจำนวนของการร้องขอการสนับสนุนการทำงานภายใน (15-30%)
• ลดจำนวนการร้องเรียนจากลูกค้า (20-30%)

ref:Alan Mcsweeney